Śmiechu co nie miara wzbudziła anegdota na LinkedIn dotycząca zakwestionowania zwrotu VAT dot. wydatków spółki poniesionych na silnik. Okazało się, że urzędnik miał wątpliwości, gdyż brakowało:

• dokumentacji fotograficznej silnika,
• faktur na zakup części,
• co najmniej 1 prototypu.

Ileż radości wzbudziła informacja, że tworzona technologia to silnik rekomendacyjny do e-commerce. Istotę wypowiedzi można czytać w skrócie: urzędnik-debil, startup-mądry.  Jak urzędnik śmiał nie wiedzieć, że silnik rekomendacyjny to nie jest to samo co silnik spalinowy? JAK ON ŚMIAŁ?

Ano śmiał, śmiał.

Urzędnik ma przed sobą miesięcznie bardzo, bardzo dużo wniosków o zwrot VAT. Bardzo, bardzo dużo zwrotów VAT dotyczy bardzo, bardzo wielu branż – od deweloperów, spółek IT, małych sklepów spożywczych, zakładów produkcyjnych, sprzedawców samochodów itp. Wszystkie wnioski należy zbadać, zweryfikować (szczególnie jeżeli zwrot jest po raz pierwszy lub kwota duża), oraz dać do zatwierdzenia przez przełożonego. Absolutnie nie można wymagać, aby nasz urzędnik znał dziedzinę gospodarki, którą się zajmujemy (szczególnie, jeżeli jest to dziedzina innowacyjna).

Jeżeli zajmujesz się czymś i masz wątpliwości czy urzędnik rozumie twój biznes, zrób test „typowego człowieka”: Jeżeli nasz typowy człowiek wzruszy ramionami na zdanie: „tworzę silniki rekomendacyjne do e-commerce” to dobrze by było wyjaśnić co to jest również urzędnikowi. Pomimo pozornej omnipotencji organów, nie wiedzą przecież tak wiele. Biznes, który prowadzimy ma w sobie przecież więcej treści niż JPK_VAT.

Okopanie się na pozycji: „urzędnik powinien rozumieć wszystko”, nie daje żadnych korzyści a zdecydowanie utrudni nam życie.

Czemu boimy się urzędów?

Powodów jest klika. Mogą być to doświadczania nasze lub innych, których znamy…albo straszenie przez mecenasów próbujących ukryć swoją niekompetencję. Kto będąc na spotkaniu nigdy nie słyszał określeń: „ten przepis to bubel prawny”, „nie wiemy, jak zinterpretuje to organ”, „zauważyliśmy, że organy są obecnie bardzo agresywne”, „może być różnie – wiadomo jacy są teraz urzędnicy” (nie mając tak naprawdę żadnego kontaktu z organem poza infolinią KIS). Na tym samym spotkaniu, dwa zdania później mecenas będzie próbował wciskać CI rozwiązanie, które zatopi biznes (a za które chętnie wystawi Ci fakturę na 40k).

Nie neguję tego, że urzędy potrafią być agresywne i że samowola urzędnicza potrafi dosłownie wykończyć podatnika. Zwracam uwagę tylko na to, aby unikać ludzi, którzy na tym strachu zbijają kapitał.

Urzędnik jak ukochany – Pisz i dzwoń często.

Od dawna wiadomo, że w bliskich relacjach najgorsze jest milczenie. Mój case sprzed kilku dni. Drobna kwota zwrotu VAT (około 60 000 zł), ale dużo stresu. Pieniądze ze zwrotu idą na spłatę kredytu obrotowego więc było mało czasu, a do tego to pierwszy zwrot VAT świeżego podatnika (niecały rok jako czynny VATowiec). Do wniosku o zwrot doszło pismo przewodnie z wyjaśnieniami, kim jesteśmy i co robimy, i z czego wynika nadwyżka. Po tygodniu telefon z prośbą o szybkie zajęcie się sprawą (kredyt); dosłanie kilku dokumentów (podatnik miał nieco bałaganu w dokumentacji)… i voilà: przelew przyszedł na konto. Dodatkowo, żeby nie przedłużać czynności urzędnik poszedł nam mocno na rękę…ale o tym nie będę pisał ?.

Istotne jest to, żeby znaleźć porozumienie i wyjaśnić człowiekowi po drugiej stronie barykady co robisz i po co to robisz. Póki nie nawiążesz relacji – jesteś jednym z tysiąca. Gdy urzędnik pozna Ciebie, pozna twój biznes staniesz się kimś realnym, a nie kolejnym wnioskiem o zwrot.  Kto traktuje takie zachowanie jako konieczność „spowiadania się i inwigilację jak za komuny” ten ma głowę zaczadzoną światopoglądem polaryzacji (oni-źli, my-dobrzy).

Kto mnie zna wie, że nie jestem najbardziej ugodowym człowiekiem – ale zawsze szukam nici porozumienia. Oczywiście, czasem jednak trzeba założyć rękawice i stawać na ring…co też robię z przyjemnością ?.