Czynności sprawdzające to dziki zachód. Zdarzyło się, że Naczelnik US wysłał wezwanie do podatnika (z pominięciem pełnomocnika) mailem w piątek wieczór z dwudniowym terminem. Zdarzyło się również, że urzędniczka prowadząca czynności, groziła przez telefon wszczęciem kontroli, jeżeli nie zostanie dostarczony dokument, którego żąda. Zdarzyło się, że urzędnik nie chciał wysłać pisemnego wezwania, bo „nie będzie bawił się w pisanie pism”. Zdarzyło się…i to nie raz.

Decyzyjność organu w zakresie typowaniu podatnika do czynności sprawdzających jest ograniczona zatem pewnymi zasadami racjonalności wykonywania obowiązków związanych z szeroko pojętymi sporami z podatnikami. Ustawa o KAS, wskazuje, że nadrzędnymi celami przyświecającymi jej uchwaleniu była troska o bezpieczeństwo finansowe Rzeczypospolitej Polskiej […], a także efektywnego poboru danin publicznych.  Nie ma wątpliwości, że skuteczność i efektywność powinny być naczelnymi zasadami KAS, a co za tym idzie również stosowanie przez nie instytucje (w tym czynności sprawdzające), powinny dążyć do maksymalnej skuteczności, przy angażowaniu odpowiednich środków.

Organy podatkowe pomimo zamkniętego charakteru czynności sprawdzających, chętnie wykraczają poza jej ramy, doprowadzając do traktowania ich jako inkwizycyjnej pre-kontroli. O czym w takim sporze trzeba pamiętać?

I. Złota zasada – nic na telefon, szczególnie jeżeli chodzi o wezwania do przedłożenia dokumentów,
II. Z reguły, stosować zasadę zerowego zaufania – Prowadzący czynności sprawdzające to nie nasi przyjaciele,
III. Jeżeli czujemy, że organ chce wiedzieć za dużo – dajmy mu o tym znać i nie bójmy się pytać o podstawę żądania,
IV. Chcesz sprawiedliwości – wynajmij pełnomocnika ?

Pamiętajmy, że uprawnienia organów w związku z wezwaniami dotyczącymi podatnika ograniczone są do kilku przypadków m.in.:

• Organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub sprawozdania finansowego lub wezwać do ich złożenia, jeżeli nie zostały złożone mimo takiego obowiązku (art. 274a §1 OP)
• W razie wątpliwości co do poprawności złożonej deklaracji organ podatkowy może wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych. (art. 274a §2 OP)
• Organ podatkowy, w związku z postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową, może zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą:

– przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności;

– przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych zapisanego w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2, jeżeli kontrahent podatnika prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

• Jeżeli ze złożonej deklaracji wynika, że podatnik skorzystał z przysługujących mu ulg podatkowych, organ podatkowy może zwrócić się do niego o okazanie dokumentów lub o złożenie fotokopii dokumentów, których posiadania przez podatnika, w określonym czasie, wymaga przepis prawa.

Uprawnień organu nie należy interpretować szeroko. Uprawnienie do wezwania ws. złożenia dokumentów lub fotokopii dokumentów może wystąpić tylko w sytuacji, gdy ze złożonej deklaracji wynika, że podatnik skorzystał z przysługujących mu ulg podatkowych. Nie daje to w żadnej mierze uprawnienia organom do wzywania podatnika do okazania dokumentów lub złożenia ich fotokopii w przypadku, gdy organ podatkowy chce ustalić stan faktyczny w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami w zakresie podatku VAT.